2013 年11月4日，第四次国际地下空间学术大会筹备工作小组召开第一次会议，研究讨论会议筹备阶段的主要工作事项。筹备工作领导小组组长、地下空间学会理事长陈志龙教授，地下空间学会秘书长郭东军副教授、江苏省交通规划设计研究院地下空间研究所缪宇宁所长、南京大学地下空间与地质环境研究所所长李晓昭教授、南京工业大学交通学院副院长蒋刚教授和有关工作人员参加了会议。陈志龙理事长主持会议。

会上，会议筹备工作办公室范晓秋工程师首先汇报了会议筹备工作的进展情况，按照之前主、承办双方讨论协商的方案，各项工作正在向前推进；郭东军秘书长对会议筹备工作大项任务的分工情况作了说明：根据会议的主题、规模和目的的要求，会议筹备工作总体上分为四大项20多个小项，已分别落实到具体单位和人员。

会议对筹备工作的重要事项进行了认真的讨论。缪宇宁所长、李晓昭教授、蒋刚教授等围绕会议主题，对如何开好这次会议提出了很多很好的想法和点子。大家一致表示，要以主人翁姿态积极参与到会议筹备工作当中，按照任务分工，密切配合，主动协调，逐项抓好落实。

陈志龙理事长在讲话中感谢驻宁有关单位的与会同志对会议的大力支持。他强调，一定要认真筹划，精心组织，把会议开出质量、开出水平；一定要突出会议的主题，体现浓厚的学术氛围；一定要选好特邀报告和保证论文质量，体现高水平，体现新成果；一定要搞好宣传发动，吸引国内外地下空间领域广大专家、学者参加会议，集聚人气，扩大影响。

会议决定，筹备领导小组原则上每半月召开一次会议，检查各项筹备工作落实情况，研究解决存在问题，把筹备工作扎实有效地向前推进。